comunicare eficienta

Comunicare eficientă: 4 sugestii esențiale

“O bună comunicare nu depinde de cât de bine spunem lucrurile, ci de cât de bine suntem înțeleși”. (Andrew Grove)

Felul în care spunem ceva este, cel puțin, la fel de important precum conținutul mesajului. Altfel, cum putem avea pretenția ca interlocutorul nostru să înțeleagă ce spunem? Apoi, este foarte important să ne alegem cele mai potrivite cuvinte, simple și concise, concentrate pe conținut și potrivite stilului și nivelului de înțelegere al partenerului nostru de vorbire. 

Când vom reuși să ne alegem cuvintele care trebuie pentru contextul în care suntem, când vom spune ce trebuie, potrivit cu partenerul (partenerii) de discuție și când ne vom alege momentul potrivit pentru subiectul pe care dorim să-l dezbatem, atunci vom avea toate șansele să pornim și să avem o comunicare eficientă!

Eu comunic, tu comunici, noi comunicăm… „Comunicare” a devenit, din nefericire, un cuvânt ce pare banal. Așa să fie?

Ce este de fapt comunicarea? 

Este cheia oricărei relații. Este cea care menține sănătatea relațiilor.

Indiferent că este vorba de comunicarea față în față, non-verbală, telefonică sau scrisă, nu putem avea o relație fără să comunicăm.  

Este de ajuns doar să comunicăm, să transmitem un mesaj? Nu, este foarte important cum comunicăm!

1. Să ne dezvoltăm comunicarea față în față

Atunci când vorbim cu prietenii, familia sau colegii folosim un limbaj comun și poate nu suntem întotdeauna atenți la modul în care transmitem o informație. Uneori ne bazăm pe faptul că „este de la sine înțeles” și nu mai acordăm importantă feedback-ului, poate că nici nu îl mai cerem și nici nu îl mai oferim. Acesta este un prim pas către o comunicare ineficientă care poate duce către neînțelegeri cu cei din jurul nostru. În schimb, când comunicăm cu șefii, cu o persoană cu „funcție”, cu un medic sau cu altcineva care nu ne este prea familiar, încercăm să fim mai atenți la modul în care ne exprimăm și ne manifestăm în mod diferit. Totuși, există posibilitatea să nu ne putem face înțeleși. De ce? Pentru că nu avem exercițiu, pentru că nu suntem obișnuiți să fim atenți la cum ne exprimăm. Și nu vorbim despre exprimarea corectă din punct de vedere gramatical, ci de exprimarea „pe înțeles”, pe înțelesul celui căruia îi transmitem mesajul.

Pentru a ne dezvoltă comunicarea directă, este necesar să fim atenți la:

Claritatea vorbirii. Să folosim propoziții simple și clare, cu început și sfârșit, în sensul de a nu deschide paranteze după paranteze, încercând să venim cu numeroase argumente și explicații suplimentare și astfel să ne îndepărtăm de subiectul inițial. Cunoaștem cu toții oameni care se pierd în amănunte, vorbesc mult și spun puțin. Este o vorbă din popor care spune că sunt oameni care ”vorbesc mult, prost și fără rost”. Ar fi bine să nu ne situăm printre ei.

Reacțiile partenerului nostru de discuție. Cum ne asigurăm că mesajul nostru a fost înțeles? Facem acest lucru cerând feedback (punem întrebări) și explicând suplimentar, dacă este cazul. Nu este de ajuns să întrebăm „ai înțeles?” și să ne mulțumim cu un „da”…. Oare ce a înțeles? Nu vom știi dacă nu primim feedback.

Ascultarea activă. A auzi nu este același lucru cu a ascultă. Auzim multe în jurul nostru, dar nu suntem interesați de tot ce auzim. Doar atunci când ne interesează un subiect devenim atenți, uneori chiar ne oprim din ceea ce avem de făcut pentru a ne asigura că înțelegem. A asculta activ înseamnă să ascultăm cu intenția de a înțelege!

Empatie. Atunci când vrem să fim de folos, când ne dorim cu adevărat să contibuim la o anumită acțiune, începem să empatizam cu ceilalți (implicați în aceeași acțiune), adică să vedem prin ochii lor, să simțim ce simt ei și, în acest fel, să ne înțelegem mai bine. Prin empatie, comunicarea se realizează și la nivel emoțional, nu rămâne doar la nivel „de conversație”

2. Să ne dezvoltăm comunicarea non-verbală

comunicare nonverbala Comunicare eficientă: 4 sugestii esențiale

Știm că mare parte din ceea ce transmitem este prin limbajul corpului, mimică și voce. Putem spune ”Sâmbătă merg la cumpărături” într-un mod sec, poate chiar dând ochii peste cap și strâmbând gura, semn că acest lucru nu ne face plăcere și putem spune același lucru cu entuziasm, zâmbind, cu ochii sclipind, poate chiar țopăind. Cuvintele sunt aceleași, însă mesajul este cu totul altul. Din acest motiv se spune că doar 7% din ceea ce transmitem o facem prin cuvinte. Cu puțină imaginație, jucând ”mima”, putem transmite același mesaj fără cuvinte.

Idee: Să jucăm ”mima” mai mult, să-i îndemnăm pe copiii noștri să joace ”mima”, chiar să facem acest lucru împreună cu ei (dezvoltă foarte bine relația părinte-copil) și ne vom exersa astfel, în mod pozitiv, modul în care transmitem mesajele.

În relațiile de business putem folosi comunicarea non-verbală prin:

  • Postură. Un corp drept, bine așezat pe propriile tălpi, capul sus, privirea înainte (toate acestea fără a părea că suntem înfipți și cu nasul pe sus) și un zâmbet sincer (nu o gură până la urechi) vor comunica, înaintea cuvintelor pe care le vom spune, că suntem persoane deschise către o comunicare productivă, de tip win-win.
  • Modul în care ne îmbrăcăm. Așa cum nu mergem la plajă în costumul de ginere sau rochia de nașă, nu vom merge nici la o întâlnire de business în pantaloni scurți, training sau șlapi. Ținuta pe care o adoptăm ”vorbește” despre noi și prin noi, despre importanța pe care o acordăm acelei întâlniri, despre respectul pentru propria persoană și pentru partenerul de discuție.
  • Modul în care ne folosim vocea. Un ton răstit, un debit verbal rapid și un flux accelerat al vorbirii vor îndepărta interlocutorul. Este dificil să te întâlnești cu cineva care țipă și vorbește atât de repede încât nu poți procesa informația, la fel cum este dificil și dacă vorbitorul este prea lent în vorbire, vocea îi este mai degrabă stinsă, iar ritmul este de poveste de adormit copiii. Cel mai potrivit este să adoptăm calea de mijloc, dar să fim atenți la modul în care vorbește interlocutorul nostru și să ne adaptăm astfel încât să fim pe ”aceeași lungime de undă”.

3. Să ne dezvoltăm comunicarea prin telefon

comunicare la telefon Comunicare eficientă: 4 sugestii esențiale

Telefonul este un canal de comunicare de nelipsit, care ne oferă flexibiltate în activitățile zilnice. Pentru a avea o comunicare eficientă prin telefon, ar fi bine să:

Începem pozitiv prin a avea o voce optimistă și calmă. În acest fel transmitem că suntem ok și deschiși la conversație. Știm cu toții că atunci când auzim o voce „abia trezită” sau nervoasă, avem tendința de a scurtă conversația înainte că ea să înceapă, din dorința de a nu deranja sau supăra.

Ne păstrăm calmul, chiar dacă partenerul nostru de discuție este nervos. Amabilitatea și calmul se transmit și invită la amabilitate și calm, la fel cum vocea ridicată determină o altă voce ridicată. Atitudinea determină atitudine! Păstrându-ne calmul vom cere indirect, fără cuvinte, calm! Dacă persoana de la ”celălalt capăt al firului” continuă cu atitudinea nepotrivită, ar fi mai bine să încheiem discuția și să o reluăm când lucrurile revin la normal

Notăm ceea ce discutăm, astfel vom știi ce avem de făcut în continuare. A scrie principalele idei, date și cifre în timpul unei conversații, s-a dovedit a fi o bună metodă de a știi ce și cum să facem în continuare.

4. Să ne dezvoltăm comunicarea în scris

comunicare scrisa Comunicare eficientă: 4 sugestii esențiale

Mai bine sau mai puțin bine, în funcție de context – ar fi răspunsul. Atunci când trebuie să facem o informare, lucrurile pot fi mai simple apelând la comunicarea scrisă. Important este să avem grijă să scriem toate datele, într-o ordine coerentă. Orice „scăpare” se poate întoarce împotriva noastră în mod negativ. Avantajul unei comunicări scrise este că aceasta poate fi verificată și modificată înainte de a fi transmisă. Știm că o vorbă spusă nu mai poate fi luată înapoi și uneori acest lucru ne poate creea neplăceri (mai ales dacă am spus ”ceva la nervi”). Un mesaj scris poate fi mai bine gândit înainte de a fi comunicat. Un alt avantaj al mesajului scris este că poate fi distribuit în același timp unui număr mai mare de persoane (ex. o informare privind noul program de lucru către toți angajații).

Uneori, comunicarea în scris, în situația în care „nu se poate altfel”, poate deveni o adevărată provocare pentru cei implicați. De exemplu, dacă ni se cere să relatăm cum a decurs o întâlnire importantă, am putea fi puși în dificultate, mai ales dacă nu ne prea pricepem în ale scrisului. Ne-ar fi mai ușor să vorbim, să ne folosim tonalitatea vocii, să gesticulăm, să punem întrebări pentru a ne clarifica în privința a ceea ce se dorește de la noi. Să scriem este uneori o sarcină dificilă. 

Totuși, există câteva „secrete” care ne pot ajută să comunicăm și în acest fel:

Facem o ciornă. Începem să scriem ce ne trece prin minte, în ordinea în care ne vin ideile, nu contează cum scriem, important este să scriem. Apoi ordonăm, tăiem, adăugăm, rescriem și vom fi încântați să vedem că am reușit să compunem un text. Cine a făcut vreodată asta, va înțelege la ce mă refer.

Folosim virgule, semne de întrebare și de exclamare, ghilimele și emoticoane pentru a ne arată emoțiile și starea sufletească. Vom transmite astfel și emoții, nu doar cuvinte.

Folosim exemple, citate și întrebări retorice. Astfel invităm la reflecție asupra subiectului de discuție, invităm în mod indirect la căutarea în comun a răspunsurilor.

În concluzie

Modul în care comunicăm ne influențează relațiile cu ceilalți și depinde doar de noi să ne facem înțeleși, prin cuvinte puține, dar bine alese, și să ne construim astfel relații de lungă durată, bazate pe adevăr, respect și încredere.

foto: pixabay

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail

Lasă un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *